BPM documentali - CONSERVAZIONE ELETTRONICA

arxivar - document and process management

La conservazione elettronica a norma è l’insieme di processi organizzativi e procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici nel tempo, eliminando i documenti cartacei. Secondo il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici(..)” si considerano documenti informatici, sia i documenti nativi digitali, prodotti mediante appositi programmi (PDF, PDF/a, TIFF, XML, ecc), sia documenti cartacei, resi digitali tramite processo di acquisizione informatica (scannerizzazione, foto ecc). I documenti informatici devono essere conservati mediante “idoneo” sistema di conservazione che assicuri la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità (art.3 Decreto). ARXivar fornisce una soluzione di Conservazione elettronica a norma in house e in outsourcing che rispetta i parametri d’idoneità definiti dalle nuove regole tecniche.
Conservazione in House

Scegliendo la soluzione “ARXivar Conservazione in House” il cliente decide di avviare la procedura di conservazione elettronica internamente alla sua azienda. Oltre a fornire la soluzione di conservazione in house, ARXivar supporta il cliente nell'avvio del progetto, che permette di:
• individuare il gruppo di lavoro (responsabile della conservazione, sostituti e delegati)
• formare il gruppo di lavoro sulla nuova normativa
• definire il manuale della conservazione
• istruire il gruppo di lavoro sulla realizzazione dei pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione.
Sono inoltre disponibili servizi aggiuntivi a corredo della conservazione in house

Conservazione in outsourcing

La soluzione “conservazione in outsourcing” denominata IXCE, invece, mette a disposizione del cliente un servizio di conservazione a norma esterno all’azienda, accessibile dal cliente tramite portale web dedicato. Scegliendo il servizio IXCE il cliente demanda ad ARXivar tutti gli adempimenti della procedura di conservazione, ARXivar diventa il responsabile della conservazione aziendale e si occupa di creare autonomamente i pacchetti di versamento e archiviazione. Il cliente in qualsiasi momento, potrà richiedere al Responsabile della Conservazione la generazione di pacchetti di consultazione e distribuzione, da esibire in caso d’ispezione fiscale. Nel costo del servizio IXCE è compreso anche il manuale della conservazione.
Documenti che possono essere sottoposti a conservazione elettronica a norma
  • DOCUMENTI CONTABILI: Libro Giornale, Libro Inventari, Libro Cespiti, Registri IVA, Mastri e Partitari, Giornale e Schede di Magazzino, etc.
  • LIBRI SOCIALI: Libro Soci, Verbali CdA e Collegio Sindacale, Libro delle Adunanza, etc.
  • BILANCI: il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa
  • CICLO ATTIVO E PASSIVO: Fatture/NC/ND, Ricevute e gli Scontrini Fiscali, DDT ed altri documenti simili
  • DOCUMENTI DOGANALI: (CMR, MRN, DAE), le Bolle Doganali di Importazione se inserite nel Fascicolo Doganale
  • LE DICHIARAZIONI: Dichiarazione dei Redditi 730 e UNICO, IRAP, LUL, CUD, 770, etc
  • MODULI: Versamenti (modelli F24, F23)
Tempistica

A seconda del tipo di documento il legislatore ha disposto finestre temporali differenti per il completamento del processo di conservazione.

Entro 90 giorni dalla dichiarazione dei redditi.
FATTURA/NC/ND Attive e Passive
LIBRO GIORNALE
REGISTRI
LIBRO INVENTARI
LIBRO CESPITI
MASTRINI/PARTITARI
GIORNALE MAGAZZINO

Entro fine mese successivo all’emissione
LUL

Entro settembre anno successivo
DICHIARZIONI 730-CUD

Nessuna scadenza DDT attivi e passivi Tutti i documenti devono essere conservati per 10 anni
Normativa

DMEF 17 Giugno 2014 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici (...)
DL n.66 24 aprile 2014 Misure urgenti per la competitivita' e la giustizia sociale
DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione
DMEF n.55 3 aprile 2013 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche
Gestione Documentale

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