DAL 1 GENNAIO 2019 OGNI AZIENDA DOVRA’ INVIARE E RICEVERE FATTURE IN FORMATO ELETTRONICO
Dopo la prima fase riservata solamente alle fatture verso la PA siamo giunti alla fatturazione elettronica tra imprese. Per alcuni settori già da Luglio sarà obbligatorio inviare e ricevere una fattura, e ovviamente gestirla e conservarla, solo ed esclusivamente in formato digitale.
La Fatturazione Elettronica B2B e B2C, prevede le stesse regole stabilite dall’Agenzia delle Entrate per la Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione: l'utilizzo del formato XML, la trasmissione e la ricezione tramite SdI e la successiva conservazione digitale delle fatture emesse e ricevute.
Il formato chiamato XML (eXtensible Markup Language) è il formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate digitalmente. L'XML è un formato che consente di effettuare le verifiche previste per legge, perchè rende disponibili le informazioni, circa gli elementi contenuti in un documento, in maniera immediata.
Sistema informatico gestito dall’AdE abilitato alla ricezione delle fatture XML. Effettua controlli sui file ricevuti ed inoltra le fatture ai destinatari. Non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.
Ciclo attivo della fatturazione elettronica
- Nel ciclo di emissione della fattura il sistema gestionale genera la fattura elettronica nel formato conforme.
- Tramite uno dei tre canali di trasmissione (Email PEC, Intermediario e portale Web) la fattura viene inviata allo SdI. Nella fattura viene riportato il codice destinatario o l'indirizzo PEC. Lo SDI si occuperà di effettuare le verifiche formali sul contenuto.
- Lo SdI si occupa di inviare la fattura al destinatario e di consegnare al mittente tutte le ricevute (scarto, accettazione o rifiuto).
- Al termine del ciclo le fatture saranno conservate fiscalmente dallo SdI e dovranno essere conservate a fini civilistici dal mittente.
Ciclo passivo della fatturazione elettronica
Nel ciclo di ricezione delle fatture il fornitore avrà trasmesso la fattura indicando il codice destinatario o l'indirizzo PEC del suo cliente.
- A seconda della modalità di trasmissione dichiarata, lo SdI recapiterà la fattura all'indirizzo PEC o alla piattaforma abilitata per la ricezione.
- Il destinatario potrà trattare il documento in forma analogica (stampandolo) oppure potrà gestirlo in digitale.
- Il destinatario può avvalersi del diritto di accettare o rifiutare la fattura.
- Nel caso il destinatario gestisca il documento esclusivamente in forma digitale dovrà garantire la sua corretta conservazione sostitutiva.
Fatturazione elettronica PA (verso la Pubblica Amministrazione)
Dal 31 Marzo 2015 tutte le Fatture emesse verso la PA, per legge sono tutte esclusivamente fatture elettroniche, mentre dal 1° Luglio 2018 anche i subappaltatori PA avranno l'obbligo di utilizzare esclusivamente la fatturazione elettronica.
Fatturazione elettronica B2B (tra soggetti privati titolari di partita iva)
Le fatture B2B sono quelle emesse da un’impresa verso un’altra impresa. Dal 1 Gennaio 2019 sarà obbligatoria per tutti i settori, mentre per le imprese che operano nel settore della cessione di benzina e gasolio è previsto l'obbligo di fatturazione elettronica già dal 1 luglio 2018. Unici esclusi: i contribuenti che rientrano nel regime dei minimi e nel regime forfettario nonchè per le cessioni di beni e prestazioni di servizi da e con soggetti esteri, per i quali la fatturazione elettronica non è prevista (rimane l'obbligo di compilazione Spesometro).
Fatturazione elettronica B2C (verso consumatore finale)
L’obbligo di Fatturazione elettronica tramite lo SDI riguarderà anche soggetti privati senza partita iva (consumatori finali). Nella fatturazione B2C può decidere di ricevere la fattura in formato elettronico (dichiarando il suo indirizzo PEC) oppure in formato analogico, accettando il documento stampato, ricevendolo su indirizzo email o accettando di scaricarlo dal portale del fornitore. Si ricorda inoltre che il consumatore finale può decidere di non voler ricevere alcun documento. A prescindere dalle scelte dell'acquirente, è tuttavia obbligatorio l'invio allo SdI da parte dell'Impresa: se le fatture verranno emesse con modalità diverse, non verranno considerate.
PERCHÈ AVVALERSI DI UN INTERMEDIARIO ACCREDITATO
L'invio della Fattura elettronica può avvenire tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), tramite Intermediario o portali web.
Invio tramite email PEC:
Tuttavia una gestione della fatturazione elettronica tramite email pec è fortemente sconsigliata sia per l'elevato volume di fatture da gestire (e relative notifiche/ricevute) che per l'alto rischio di perdita dati. I principali fattori di rischio sono:
- casella di posta piena
- filtri antiSpam
- cancellazioni accidentali
- superamento limite dimensione allegato (30 MB)
Inoltre il processo di invio tramite e ricezione di fatture elettroniche tramite email pec è poco automatizzabile e richiede elevati tempi di gestione.
Invio tramite intermediario accreditato
I vantaggi della gestione della fatturazione elettronica tramite Intermediario Accreditato sono:
- Automatizzabile
- Non richiede monitoraggio
- Nessun rischio di perdita dati
- Tempi di gestione bassi Integrazione con ERP
Esempio di gestione del ciclo passivo della fatturazione con Intermediario:
Tre casi di gestione della fatturazione elettronica con integrazione tra servizio intermediario e sistema contabile aziendale:
- modalità analogica;
- modalità integrata con sistema di gestione dei processi ARxivar e ERP;
- modalità automatizzata diretta con ERP.
